(趣旨)

第1条　この訓令は、法令その他別に定めがあるもののほか、文書の取扱いに関し必要な事項を定めるものとする。

(定義)

第2条　この訓令において、次の各号に掲げる用語の意義は、それぞれ当該各号に定めるところによる。

(文書の取扱いの原則)

第3条　文書は、全て丁寧に取り扱い、事務が正確かつ迅速に行われるよう処理し、管理しなければならない。

(総務課長の職務)

第4条　総務課長は、文書の処理に関する事務を管理統制するものとする。

(課長の職務)

第5条　課長は、課における次の各号に掲げる事務を行う。

(文書ファイルの作成)

第6条　全ての文書は、能率的な事務又は事業の処理及び文書の適切な保存に資するよう、単独で管理することが適当であると認められる文書を除き、適時に、文書ファイルにしなければならない。

(文書の種類等)

第7条　文書の種類は、おおむね次に掲げるとおりとする。

(文書の記号及び番号)

第8条　施行する文書には、公告、任免等のための辞令、表彰状その他総務課長が必要がないと認める文書を除き、次の各号に定めるところにより記号及び番号を付さなければならない。

(文書の形式)

第9条　文書は、次に掲げるものを除き、全て左横書きによるものとする。

(受領及び配布)

第10条　到達した文書及び荷物は、全て総務課において受領するものとする。ただし、主管課に直接到達した文書及び荷物は、当該主管課において受領するものとする。

(文書の収受)

第11条　主管課において受領し、又は総務課から配布を受けた文書及び荷物は、主管課長が次の各号に掲げるところにより収受しなければならない。

(収受文書の記録等)

第12条　主管課長は、前条の規定により文書及び荷物を収受したときは、保存期間が1年以上の文書等について文書処理簿(別記様式第5号)に必要事項を記入しなければならない。この場合において、文書収受印を押印したときは、押印した文書収受印の記入欄に文書番号を記入しなければならない。

(文書及び荷物の転送及び返付)

第13条　主管課長は、当該主管課において受領し、又は総務課から配布を受けた文書及び荷物のうち、当該主管課の所掌に属さない文書及び荷物があるときは、次の各号に定めるところにより転送又は返付しなければならない。

(文書の作成等)

第14条　事案の処理は、文書を作成して行わなければならない。

(収受文書の処理)

第15条　主管課長は、第11条及び第12条の規定により収受した文書及び荷物(以下「収受文書」という。)を担当者又は名宛人に回付するものとする。

第16条　削除

(重要文書の処理)

第17条　職員は、次の各号のいずれかに該当する収受文書を処理するときは、当該文書を直ちに上司の閲覧に供し、その指示を受けなければならない。

(文書の起案)

第18条　文書の起案は、別に定めのある場合を除き、全て起案用紙(別記様式第7号)の様式を用い、起案者が押印しなければならない。

第19条　削除

(起案の要領)

第20条　文書は、次の各号に定めるところにより、起案しなければならない。

(文書の表示)

第21条　起案文書で緊急の処理を要するものについては「至急」と、重要なものについては「重要」と記した付せんを起案文書の右上部に貼り、その旨を明らかにしなければならない。

(記号及び番号の記入)

第22条　起案文書には、記号及び番号を記入しなければならない。この場合において、収受文書に基づく起案の場合にあっては、収受文書と同一の記号及び番号を記入するものとする。

(供覧)

第22条の2　収受文書で起案による処理を必要としないもの又は報告書、復命書その他の意思決定を行う必要がない文書であって、上司及び関係する事務を担当する職員にその内容を周知しなければならないものについては、当該文書を当該上司又は職員に供覧するものとする。

(発信者名)

第23条　施行する対外文書の発信者名は、全てその権限を有する者の職名及び氏名を用いなければならない。

(担当者名等の記載)

第24条　施行する対外文書には、照会その他の便宜に資するため、当該文書に係る事務を担当する課の名称、職員の氏名、電話番号等を必要に応じて記載するものとする。

(審査者及び決裁者の押印)

第25条　清掃組合事務決裁規程の規定により起案文書を審査又は決裁したときは、当該起案文書の決裁欄に押印するものとする。

(議案等の合議)

第26条　次に掲げる文書(これに準ずる文書を含む。)に係る起案文書は、総務課長の合議を受けなければならない。

第27条　削除

(起案文書の持回り)

第28条　起案文書のうち、秘密に属するもの又は緊急処理若しくは説明を要するものは、主管課長又は起案者が起案文書を持参して審査、合議及び決裁を受けなければならない。

(代決の手続)

第29条　清掃組合事務決裁規程の規定により代決したときは、決裁すべき者の決裁欄に代決者として押印した箇所の上部に「代決」と朱書するものとする。

第30条及び第31条　削除

(決裁文書の取扱い)

第32条　起案者は、決裁の終わった起案文書(以下「決裁文書」という。)を次の各号に定めるところにより処理するものとする。

(令達文書及び議案の取扱い)

第33条　令達文書及び議案は、次の各号に掲げるところにより処理しなければならない。

(公印及び契印)

第34条　施行する文書には、佐倉市、酒々井町清掃組合公印規程(平成9年清掃組合訓令第1号)の定めるところにより、公印を押印しなければならない。

(文書の発送及び送達)

第35条　文書の発送は、総務課において郵送するものとする。ただし、緊急を要する文書の発送は、主管課において郵送することができる。

(主管課における文書の発送)

第36条　前条第1項ただし書の規定により文書を郵送しようとするときは、総務課から当該郵送に要する郵便切手又は郵便はがきの交付を受け、これを使用して郵送するものとする。

(施行日)

第37条　決裁文書には、施行日を記載しておかなければならない。

(ファクシミリによる文書の送受信)

第38条　ファクシミリにより送受信できる文書は、単なる事実の通知、資料等の文書に限るものとする。

(文書ファイルの保管の原則)

第39条　文書ファイルは、課を中心に常に整理し、重要なものにあっては、非常災害時に際し支障がないようあらかじめ適当な処置を講じておかなければならない。

(担当者の責務)

第40条　起案者は、次の各号に定めるところにより、文書ファイルを区分整理しなければならない。

(文書ファイルの整理)

第41条　主管課長は、次の各号に定めるところにより文書ファイルを整理保管しなければならない。

(文書ファイルの保存期間)

第42条　文書ファイルの保存期間は、永年、10年、5年、1年又は1年未満の種別によるものとする。ただし、必要により総務課長と協議をして、別に定めることができる。

(文書ファイルの保管)

第43条　文書ファイルは、当該文書ファイルの年度の翌年度まで、主管課で保管しなければならない。ただし、保存期間が1年未満の文書については、この限りでない。

(文書ファイルの引継ぎ)

第44条　主管課長は、前条に規定する保管期間が経過した文書ファイルを総務課長に引き継がなければならない。ただし、常時使用する等の特別の理由によりあらかじめ総務課長の承認を受けた文書ファイルについては、主管課で保存することができる。

(文書ファイルの保存)

第45条　総務課長は、前条の規定により引継ぎを受けた文書ファイルを年度別、保存期間別、課別等に整理して文書庫に格納し、保存管理しなければならない。

(文書ファイルの貸出し等)

第46条　文書ファイルの貸出しを受け、又は閲覧をしようとする職員は、総務課長の承認を受けなければならない。

(文書ファイルの廃棄)

第47条　総務課長又は主管課長は、保存期間の経過した文書ファイルを調査の上、廃棄するものとする。ただし、保存期間が1年未満の文書ファイルについては、事務処理上必要な期間の経過後に主管課長が廃棄するものとする。

(保存期間の延長)

第48条　主管課長は、保存期間が経過した文書ファイルのうち更に保存の必要があると認めるものについて、総務課長の承認を得て、保存期間を延長することができる。

(行政資料の収集及び保存)

第49条　総務課長は、次の各号のいずれかに該当するもので必要と認めるものについては、行政資料として別に保存することができる。

(文書の組合外持ち出し)

第50条　文書を組合施設外に持ち出すときは、あらかじめ主管課長の承認を受けなければならない。

(補則)

第51条　この訓令に定めるもののほか必要な事項は、管理者が別に定める。